Création d'un système d'organisation financière


Bien que la saison des impôts soit encore officiellement dans quelques mois, le tournant de l'année incite bon nombre d'entre nous à avoir une image plus claire de nos finances, à contrôler les dépenses ou tout simplement à se sentir plus organisés en ce qui concerne les documents liés à l'argent et les fichiers que nous devons conserver. Que vous recherchiez une refonte complète du système d'organisation financière ou que vous souhaitiez simplement apporter quelques modifications au système que vous avez déjà, ces idées peuvent vous aider.

Choisissez vos outils
Lors de l'organisation des finances, comme pour l'organisation en général, l'une des plus grandes erreurs que les gens commettent souvent est de choisir des outils trop complexes, trop simples, trop difficiles à utiliser ou simplement inadéquats pour le travail à accomplir. Si vous avez déjà installé et essayé d'utiliser un logiciel financier élaboré, pour y renoncer après quelques semaines, vous savez à quel point les mauvais outils peuvent être frustrants.

Chaque système d'organisation financière a besoin de quelques outils de base: un moyen de suivre tout ce que vous voulez suivre (l'argent entrant, l'argent sortant, les investissements, etc.) et un moyen de stocker les informations dont vous avez besoin. Les outils que vous utiliserez dépendront en grande partie de vos objectifs financiers, de vos habitudes et de votre niveau de confort avec la technologie. Si vous souhaitez garder un budget détaillé, suivre vos dépenses, prendre soin des opérations bancaires et du paiement des factures en ligne et suivre vos investissements, des logiciels comme Quicken ou Microsoft Money peuvent être utiles. Si, d'autre part, vous avez juste besoin d'un endroit pour déposer les reçus que vous collectez au cours de chaque semaine et quelque part pour ranger les relevés que vous obtenez des banques et autres institutions financières, un simple fichier d'accordéon et un classeur à 3 anneaux pourraient facilement faire l'affaire.

Trier et purger
Un autre défi de la création et du maintien de systèmes d'organisation financière utiles est de savoir quels papiers et fichiers conserver et lesquels jeter. Bien qu'il n'y ait pas de liste principale de directives de conservation des enregistrements qui fonctionnera pour tout le monde, cette liste sur Bankrate.com fournit un bon point de départ général. Passez en revue ces recommandations avec votre avocat, CPA ou autre professionnel de la finance pour vous assurer qu'elles correspondent à vos besoins particuliers.

Une fois que vous avez établi certaines lignes directrices concernant les documents financiers à conserver et la durée de conservation, triez les documents que vous avez. Débarrassez-vous de ceux dont vous n'avez plus besoin (je recommande toujours de déchiqueter tous les documents financiers), mettez de côté tous ceux dont vous avez besoin pour conserver à long terme (tels que les déclarations de revenus passées et les documents justificatifs), et créez des tas de ceux qui sont actuellement pertinent.

J'aime stocker des choses comme les déclarations de revenus dans une boîte de fichier solide séparée de mes fichiers actuels; cela me laisse plus de place pour travailler et me permet de trouver plus facilement ce dont j'ai besoin sans avoir à parcourir les papiers des années passées. Assurez-vous d'étiqueter clairement vos documents archivés afin de pouvoir voir en un coup d'œil ce qui s'y trouve.

Mettez le système au travail
Une fois que vous avez purgé les documents, les fichiers et les reçus dont vous n'avez plus besoin et que vous avez stocké vos informations archivées en toute sécurité, vous êtes prêt à mettre votre système en marche. Il est maintenant temps de mettre en place les outils que vous avez choisis plus tôt: vous pouvez configurer des dossiers de fichiers ou des classeurs à 3 anneaux pour contenir les relevés et autres documents, étiqueter et commencer à remplir un fichier d'accordéon pour les reçus et les chèques annulés, et commencer avec un logiciel financier si vous avez choisi de l'utiliser.

Lorsque vous configurez votre système, n'oubliez pas qu'il n'y a pas une seule bonne façon de le faire. Les fichiers que vous créez, les étiquettes que vous créez et les catégories que vous établissez devraient tous avoir du sens pour vous (et pour toute autre personne qui utilisera le système avec vous); sinon, vous vous retrouverez bientôt à la case départ.

Lorsque votre système est en place, utilisez-le! Réservez du temps chaque semaine (ou une fois toutes les deux semaines) pour classer les documents que vous avez reçus, entrez les données dans votre logiciel, suivez vos dépenses et effectuez toutes les autres tâches liées à vos objectifs d'organisation financière. Une fois tous les quelques mois, jetez un œil à vos directives de conservation des dossiers et éliminez tous les documents que vous n'avez plus besoin de conserver. Faire cela régulièrement permettra de maintenir votre système à jour et de fonctionner correctement.

L'organisation financière peut être l'une des tâches organisationnelles les plus ardues à accomplir, mais avec un peu de planification, des outils appropriés et un dévouement à utiliser le système que vous créez, vous devriez constater qu'il est plus facile que jamais de garder un œil sur votre argent. C'est un investissement absolument valable.

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