Au travail - Rapports des frais de déplacement professionnel des survivants


J'ai travaillé de 9 à 5 ans pendant vingt-cinq ans. La seule tâche que je détestais était de concilier les dépenses. Au fil des ans, j'ai appris certaines astuces pour rendre cela plus facile pour mon manager et moi-même. Que vous soyez le voyageur ou celui qui gère les reçus de dépenses de voyages d'affaires, le rapprochement des voyages d'affaires peut devenir un véritable casse-tête. Le mal de tête du gestionnaire commence lorsqu'il ou elle ne peut pas trouver la moitié des recettes de dépenses générées, ou pire, a dépassé le budget de dépenses. Le casse-tête de l'assistant est de savoir comment concilier le désordre afin que le service financier et votre responsable soient également satisfaits.

Voici certaines choses que les gestionnaires et les assistants peuvent faire pour rendre leur vie moins stressante:

Lisez la politique de voyage de votre entreprise. Si vous travaillez pour une grande organisation, une politique de voyage est généralement mise en place. Lisez-le et assurez-vous que vous le comprenez tous les deux avant les dispositions de voyage sont prises.

Faites vos préparatifs de voyage bien à l'avance. Si vous ou votre patron voyagez par avion, essayez d'acheter les billets deux semaines à un mois à l'avance. Vous économiserez de l'argent sur le tarif aérien. Prenez des dispositions préalables pour une voiture de location ou un service de voiture et obtenez une confirmation écrite.

La conformité aux politiques est tout. Le respect de la politique de voyage de votre entreprise facilitera la vie de chacun. Si l'indemnité de repas est de 65 $ par jour, sachez que cela signifie trois repas divisés en 65 $. Vous devrez faire des ajustements en conséquence.

Sachez ce que vous pouvez appeler une dépense d'entreprise. Il se peut que votre allocation de repas doive également être utilisée dans le cadre de votre allocation de divertissement. Si vous vous rencontrez pour un verre, etc., comprenez que vous ne serez peut-être pas remboursé.

Conservez tous vos reçus. Conservez chaque reçu que vous recevez. Une enveloppe à fermoir de 6 po x 9 po fonctionne bien comme porte-reçu. Mettez votre reçu dans l'enveloppe dès votre retour dans votre suite. Un autre bon moyen de faire face aux dépenses consiste à emporter un petit cahier où vous pourrez enregistrer ce que vous dépensez, avec l'heure et la date de chaque achat.

Comprendre le pourboire. Les pourboires peuvent augmenter considérablement les dépenses lorsque vous voyagez. Assurez-vous de garder une trace de vos conseils, car vous ne recevrez pas de reçu pour eux. Les frais de pourboire peuvent souvent être listés sous «Autre» ou «Divers»; voir la politique de votre entreprise.

Après avoir parlé à quelques assistants administratifs, j'ai trouvé que les conseils ci-dessous étaient la pratique normale et acceptable.

  • Porteurs à l'aéroport 1 $ par sac. Les voyageurs d'affaires avec des bagages à main n'auront généralement pas ces frais.
  • Restaurant, 15% à 20%.
  • Chauffeur de la navette de l'hôtel, 2 $.
  • Chauffeurs de limousine / taxi, 15%.
  • Portier; manutention des bagages, cabine hélante, 2 $, 1 $.
  • Préposés au stationnement, 1 $ à 2 $. Essayez de ne pas prendre votre voiture dans et hors du lot.
  • Entretien ménager. 1 $ à 2 $ par jour. Pas plus de 10 $.

Si vous êtes responsable de votre propre rapport de dépenses, faites-le et remettez-le immédiatement. Si vous êtes responsable du rapport de votre responsable. Après avoir demandé: «Comment s'est passée la réunion, etc.» Votre prochaine question devrait être: «Avez-vous votre enveloppe de dépenses?»

LIVE: Question Period – January 30, 2020 (with English interpretation) #QP #cdnpoli (Mai 2020)



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